Tällä kertaa puhun siitä, miten johtamismalli ja yrityksen säännölliset kokoukset viedään Microsoft Teamsiin. Näin luodaan tehokkuutta johtamiseen! Tämä on suosikkiaiheeni, ja nyt avaan sen myös sinulle.
Teamsin luonnollinen leviäminen
Sen jälkeen, kun johto on tehnyt päätöksen, että Teams otetaan käyttöön, se käytännössä leviää luonnollisella tavalla organisaatioon. Ryhmiä on paljon ja ihmiset alkavat perustamaan omia tiimejään. Se on todella hienoa. Uskon nimenomaan siihen, että luonnollinen leviäminen on paras tapa.
Ihmiset luovat itselleen oman kotitiimin. Sen lisäksi luodaan projektitiimejä ja teematiimejä. Aika nopeasti kuitenkin voi tuntua siltä, että tiimejä on yhtäkkiä aika paljon. Olen laatinut neljä askelta kuvaten miten Teamsin käyttö usein leviää.
1. Teams tiedostosäilönä
Johto päättää ottaa Teamsin käyttöön. Kun ihmiset saavat vapaasti perustaa tiimejä, niitähän alkaa syntyä. Toisissa organisaatioissa päätetään, ettei tiimejä saa perustaa, vaan niitä pitää tehdä keskitetysti. Itse kuulun koulukuntaan, jossa ei uskota sen olevan paras tapa. Kyllä asiantuntijat tietävät, mihin kaikkeen tiimejä tarvitaan. Tiimin oma ryhmän sisällä jaetaan tiedostoja, ja se on todella helppoa. Chatti alkaa korvaamaan sähköposteja, jolloin sähköpostit vähenevät ja kommunikaatio siirtyy Teamsin keskustelukanaviin.
2. Videokokoukset Teamsissä
Melkein samanaikaisesti aletaan käyttää Teamsin videkokouksia. Johdolle tämä on usein ensimmäinen steppi. Hienoa kun näkee toisen kasvot ja voi jakaa näytön toisille. Tie kohti parempaa kokousstruktuuria on alkanut.
Monelle ihmisille syntyy suuri ahaa ja he tekevät henkilökohtaisen suuren digiloikan. Yrityksen tapa tehdä töitä siirtyy seuraavalle askeleelle.
3. Suuri määrä Teamsejä
Vähän ajan kuluttua tiimejä on todella paljon ja syntyy tarve priorisointiin. Käytän tässä sanaa patouttaminen. Teamsissä on aivan fantastinen patouttamisjärjestelmä! Pystyt valitsemaan ne keskustelut, jotka nostat tärkeimmiksi. Samalla voi priorisoida ryhmät, jossa olet mukana. Piilotat ne, joita haluat vain seurata kerraan viikossa tai harvemmin. Monelle aukeaa ajattelu, kun sanoo että kanavat oikeastaan vastaavat vanhoja kansioita. Tiedetään, mille asioille pitää olla omat tallennuspaikat, ja siitä syntyykin oma keskustelukanava., Näin keskustelusta tulee strukturoitu! Viestit eivät enää ole sekaisin sähköpostissa, vaan ne ovat strukturoidusti eri tiimeissä.
Sitten on vielä applikaatioiden integraatio. Annan esimerkin: Teamsiin pystyy yhdistämään kaikki Trello-taulut ja valtavan määrän käyttämiäsi applikaatioita suoraan keskusteluun. Tällä tavalla kaikki on samassa paikassa!
Teams on siis ekosysteemi, ja se on Microsoftin suuri juttu.
4. Teams johtamisjärjestelmänä
Tämä vaihe on suosikkini! Se on se, että johtamismalli siirtyy Teamsin sisään. Olen antanut tälle nimen digitaalinen kaksonen. Jos sinulla on esine tai rakennus, voit tehdä siitä digitaalisen kaksosen, jota voi hyödyntää simulointiin.
Tässä puhumme johtamisen digitaalisesta kaksosesta. Se tarkoittaa, että firman keskushermosto saa peilikuvan Teamsiin. Silloin saamme läpinäkyvyyttä, ja automaattisen raportoitumisen. Raportointi tarkoittaa, että lopettaa tekemisen ja ihminen kertoo mitä on tehnyt. Raportoituminen sen sijaan on sitä, että tiedonjako tapahtuu automaattisesti.
Suosikkini on saada strategian implementointi digikaksoseen. Se, että saadaan strategian implementointi ja seuranta Teamsiin, on kova juttu! Siihen kuuluu tietenkin myös tavoitteiden asettaminen. Suosittelemme tavoiteasetantaan Trelloa Teamsin kautta.
Käytännössä usein käy niin, että Teams lähtee leviämään organisaatiossa, mutta johto johtaa edelleen vanhalla tavalla. Nyt on suuri mahdollisuus se, että saadaan johto näkemään tämä valo, mihin kaikkeen Teamsiä voi käyttää.
Kova ydin – johtamisjärjestelmä
Kaikkien firmojen kova ydin on taustalla oleva hierarkia. Siellä on esimies-alainen suhteita, jotka muodostavat hierarkian. Yrityksen ydin on ne säännölliset kokoukset, jotka syntyvät kun esimiehet johtavat ryhmiään.
Jos digitaalinen kaksonen saadaan tälle ytimelle, se on kova juttu! Asiat helpottuvat, kokoukset lyhenevät ja niitä tarvitaan vähemmän, kun tieto raportoituu. Ei tarvitse ehkä osallistua kokoukseen, vaan voi lukea sen pääpointit Teamsistä.
1. Säännölliset kokoukset
Kaikissa yrityksissä on säännöllisiä kokouksia. Jotta saadaan parempi kokousstruktuuri, niille määritellään tarkoitus, frekvenssi, kesto, osallistujat ja agenda. Näiden peilikuva siirretään Teamsiin.
Johtamisjärjestelmän kokoukset
Alla on yksi esimerkki johtamismalli -kokouksista. Tällä yrityksellä on neljä corporate-tason kokousta.
Tietyllä viikolla he katsovat miten liiketoiminta sujuu, mitä heidän asiakkaansa sanovat. Toisessa kokouksessa katsotaan numerot, heti kun ne ovat valmistuneet. Lisäksi on erikseen kokous, jossa katsotaan tukifunktioiden työtä, kulttuuria ja miten sisäiset prosessit toimivat. Johtoryhmä on siis jaettu kolmeen teemakokoukseen. Kerran kvartaalissa katselmoidaan, onko strategia hyvä, ja määritellään uudet tavoitteet seuraavalle kvartaalille. Lisäksi pidetään iso Corporate Online Forum. Teamsiin voi tällä hetkellä lisätä 250 henkilöä, joista 49 voi olla videoruudulla yhtä aikaa. Ja määrä nousee varmasti.
Tällainen on uusi johtamismalli. Jos tämä kaikki pidetään Teamsin ulkopuolella, niin kaikkia mahdollisuuksia ei olla vielä otettu käyttöön.
2. Kommunikointi
Alla olevassa kuvassa on johtoryhmän kokous ja seuraava on 4 viikon kuluttua. Näiden välissä ihmiset ovat oppineet chattaamaan keskenään ja liikenne on siirtynyt sähköpostista keskustelukanaviin.
Mutta, minkälainen on kommunikointimalli kokousten välissä käytännössä? Eikö niin, että useimmiten puhutaan kaksistaan puhelimella, tai mailataan yhdelle ja vähän harvemmin ryhmälle?
Mutta, pitääkö odottaa seuraavaan kokoukseen jos tarvitaan päätös? Sehän on hirveän tehotonta. Jos ja kun voimme kommunikoida johtoryhmän kanssa välissä ryhmänä, voidaan ehkä päätös tehdä nopeasti. Keskustelu on siirtynyt Teamsin kanavaan.
Digitaalinen kaksonen
Se tarkoittaa, että se hierarkia, mikä meillä on fyysisessä maailmassa, on saanut kuvan ja Teamsiin. On syntynyt digikaksonen! Kaikille kokouksille on oma kanava ja kokousaiheet, muistiinpanot, pöytäkirjat ja itse kokouskin löytyy kanavasta.
Tämä on aidosti kova juttu! Harvassa yrityksessä johtamisen digikaksoseen on havahduttu tätä kirjoittaessa. Teams on, mutta johtamisen digikaksonen puuttuu. Tässä on suuri mahdollisuus nostaa yrityksen kulttuuri aivan toiselle tasolle.
Ei odottamista!
Silloin se myös tarkoittaa, että on vähemmän odottamista. Voimme tehdä päätöksiä matkan varrella koko ajan enemmän tai vähemmän reaaliajassa.
Asiakkaat kiittää!
Ja asiakkaat kiittävät! He saavat nopeampaa palvelua, ja ihmiset voivat tehdä päätöksiä enemmän itseohjautuvasti. Pohjalla on luottamus siihen, että asiantuntija tietää. Jos sellaista ei kulttuurissa ole, niin ei tämäkään malli leviä.
Jos pärjää vanhalla tavalla, niin siitä vaan! Mutta kun alkaa tuntua että tarvitaan voimakkaampaa kilpailukykyä ja ketteryyttä, hybridiorganisaatio on tässä kova ase.
Kaikki kiittävät uudesta tavasta tehdä tehokkaammin. Johdolle selviää, miten yritystä voi johtaa vieläkin tehokkaammin. Kaikki asiat on yhdessä paikassa, ne kerääntyvät yhteen paikaan Teamsissä. Ilmoitukset voidaan patouttaa, se on aivan ihana asia!
Johtamisen neljäs porras on siis syntynyt! Aika moni on kolmannessa vaiheessa, jolloin tuntuu siltä että tiimejä on ihan liian paljon. Mutta, patouttaminen on ratkaisu ja suuri mahdollisuus!
Tiivistys: Digikaksonen peliin! Tuo firman johtamismalli myös Teamsiin!
Lue myös:
