Sprinttijohtaminen – Elävä ohjaustaulu
Strategiasta ei ole hyötyä, jos se ei toteudu. Tässä blogissa kerron miten strategian implementointi saadaan käyntiin ja miten sitä pyöritetään sprinttijohtamisen ja elävän ohjaustaulun avulla.
Ikuinen taistelu
On olemassa ikuinen taistelu tärkeiden asioiden ja kiireellisten asioiden välillä. Arvaa kumpi voittaa? Kiireellinen jyrää aina tärkeän. Miten voimme hallita tätä? Strategiassa kiteytetyt suuret fokusalueet ja niiden läpimurtotavoitteet ovat supertärkeitä. Niiden pitää olla läsnä arjen tekemisessä ja ne täytyy saada toteutettua. Ei ehkä huomiseksi, mutta lähiaikoina.
Ihmisillä on aina kiire. Huono on se johtaja, joka ei täytä alaistensa päivää.
Mitä enemmän porukkaa joudutaan virtaviivaistamaan, sitä enemmän kiirettä. On todella tärkeää ymmärtää mikä tehtävistä on oleellisin, ja millä tavalla saamme tärkeät asiat mukaan toteutukseen. Tässä keino:
Samaan työpinoon!
Laitetaan asiat samaan työpinoon! Jos pidämme strategian erillään jossain piilossa, eihän siitä tule mitään. Meidän on pakko saada kiireelliset ja tärkeät asiat silmien eteen koko ajan.
Yksi työpino!
Tehdään vain yksi työpino! Laitetaan tavoitteet samaan pinoon ja niihin liittyvät tekemiset niiden alle, aivan kuten vanhassa mapissa oli välilehtiä. Silloin ne ovat silmien edessä koko ajan työpinoa katsottaessa.
Elävä ohjaustaulu
Mitä jos tehtäisiin näin, että siirretään työpino digitaaliselle ohjaustaululle? Laitetaan isot tavoitteet sarakkeiksi ja niiden alla olevat tekemiset korteiksi. Tekemiset nakitetaan ihmisille ja sovitaan kuka ottaa minkäkin asian hoidettavakseen. Liikennevalojen avulla nähdään esimerkiksi, eteneekö tehtävä hyvin, onko viiveitä, vai peräti haasteita.
Kun tavoitteet ja tekemiset on saatu ohjaustaululle, niin arvaa alkaako se elämään? Kun sitä katsotaan viikottain, se muuttuu pakostakin eläväksi. Fyysisessä kokouksessa ohjaustaulu heijastetaan seinälle, jotta sitä voidaan tuijottaa. Etäkokouksessa yksi jakaa näyttönsä, mutta muut voivat katsoa taulua myös omassa ikkunassaan, jolloin he voivat samalla kirjoittaa sille. Etäkokous toimii itseasiassa paremmin kuin fyysinen kokous, se on jännää. Monen mielestä on kiva tavata fyysisesti, mutta inhorealistina jos katsoo tuottavuutta, niin nettikokoukset ovat parempia. Saamme aina enemmän aikaiseksi.
Etäkokous vs. Fyysinen kokous
Olen jo vuodesta 2016 fasilitoinut melkein kaikki workshoppini etänä. Aluksi tavataan mielellään ainakin kerran, jotta tutustutaan. Kaikilla on kuitenkin kone auki kokouksessa ja meillä on yhteinen kirjoituspinta siinä paikan päällä. Näemme ohjaustaulun ja kirjoitamme kommentteja korteille. Mutta sitten seuraavat kokoukset pidetään jo etänä, koska ne ovat niin tehokkaampia. Videokokous on muuten ihan aidosti face-to-face. Naamat siellä näkyy!
Oli työskentelytapa sitten etänä tai paikan päällä, se mikä nostaa ryhmän tehokkuutta, on yhteinen kirjoitusalusta. Jos pelkästään puhutaan, niin kaikki kommentit häviävät eikä mitään dokumentoidu.
Etäkokouksessa aina välillä pyydän henkilöstöltä pulssin siitä, miten kokous menee. Dokumentaatio on koko ajan olemassa, mutta myös puhutaan kirjoitetut kommentit. Kirjoituspinnan avulla mitään ei tarvitse kirjoittaa puhtaaksi. Valmistelu on myös nopeampaa.
Jos olet töissä isommassa konsernissa, voidaan konsernille tehdä oma strategiataulu. Seurataan mitä tavoitteille kuuluu. Eri yksiköillä voi olla omat taulut. Tässä yksi ylätason kortti on purkautunut alatason tavoitteeksi. Ja tehtävillä tietenkin vastuuhenkilöt. Kuvassa on neljä toimintayksikköä ja kaikilla omat taulut. Lisäksi on kolme funktiota: Talous, HR ja viestintä.
Pointti on siinä, että taulut voidaan avata muille ja annetaan oikeudet kaikille katsoa niitä. Jos joku haluaa tietää mitä muut hääräävät, niin hän pääsee katsomaan. Tämä on niin helppoa ja ketterää! Parasta tässä on vielä se, että esimerkiksi Trellon peruskäyttö on ilmaista.
Johtaminen sprinteissä on jo 30 vuotta vanha idea. IT-teollisuudessa opittiin, että on ihan turhaa suunnitella projektit yksityiskohtaisesti, koska maailma ja asiakkaan tarpeet muuttuu matkan varrelta. Isot projektit vain viivästyivät ja viivästyivät ja eivät kumminkaan olleet hyviä. Mitä jos mietittäisiin vain se iso päämäärä ja tehtäisiin työtä lyhyissä sprinteissä? Ja aina näytettäisiin asiakkaalle sen sprintin tulos, niin että asiakas voi koko ajan seurata miten työ valmistuu.
Kun teimme pitkiä ”vesiputousprojekteja” emmekä näyttäneet välituloksia asiakkaille, lopputulos ei ollutkaan tyydyttävä. Asiakkaan tarpeet olivat muuttuneet. Siksi keksittiin sprinttijohtaminen: Tehdään pienissä paloissa, joiden välissä aina näytetään välitulos.
Tämä on niin rautainen idea, että tätä kannattaa käyttää bisneksessäkin!
Ketterä priorisointi
Sen takia olen tullut siihen tulokseen, että katsotaan läpi ohjaustaululla oleva työpino, ja mietitään VAIN mitä tehdään seuraavan sprintin aikana. Sprintti on kalenteriaika, eli se ei ole koskaan myöhässä. Kalenteri rullaa aina. Ennen vanhaan jos tavoitteeseen ei päästy ajoissa, pidettiin tavoite ja venytettiin aikataulua.
Sprinttiajattelussa on toinen filosofia, jolloin sprintti ei ole koskaan myöhässä. Aikaa ei siirretä, vaan ryhmän täytyy kerta kaikkiaan tehdä vain se ydinasia siinä jutussa. Se johtaa siihen, että projektit muuttuvat laihemmiksi, koska kaikkia hienouksia ei tehdä, kun ei ole aikaa. Muuten projektikokouksissa käy käytännössä helposti niin, että kaikki yrittävät tuottaa arvoa tekemällä koko ajan lisää ja hienompaa. Pienet parannukset eivät välttämättä olekaan niin hirveän tärkeitä. Mutta kun pitää saada valmista, keskitytään automaattisesti ydinasiaan. Sitten valitaan seuraavan sprintin työ.
Viikon sprintti
Tässä on viikon sprintti maanantaista maanantaihin. Sanoisin, että kahden viikon sprintti on maksimi. Pidetään maanantaisprintti-kokous, joka alkaa sillä, että katsotaan, miten viime viikon sprintti meni. Saatiinko aikaiseksi ne asiat, jotka piti tehdä?
Ihmiset itse saavat sanoa mitä he työstävät seuraavalla viikolla. Kokouksessa todetaan, että tuo ei valmistunut, ja silloin loogisesti laitetaan se takaisin pinoon ja otetaan sieltä uudestaan seuraavalle sprintille. Kun tullaan seuraavaan maanantaihin, tsekataan saatiinko nyt asia aikaiseksi vai ei, ja valitaan seuraavat työt.
Tässä on iso psykologinen juttu. Kun ihmiset tietävät, että heiltä viikon lopuksi kysytään, saivatko he asian tehtyä, heillä on pyrkimys tehdä työ valmiiksi. Jos ei oikein ehdikään, niin silti tehdään rutistus ja pohditaan minkä osan kuitenkin saisi valmiiksi. He osaavat fokusoida tehtävän ytimeen. Tämä on erittäin terveellinen juttu, kun tavoite ei jousta. Sisällön pitää joustaa. Vanhassa maailmassa sisältö pysyi ja tavoite jousti.
Laita strategiset asiat samaan työpinoon operatiivisten asioiden kanssa. Sprinteissä toteutat strategian hyvin paljon tehokkaammin ja aikataulut pysyvät. Siitä on kysymys.
Laita strategia tulille!🔥
👉Jos haluat pysyä ajan tasalla uusimmista keisseistä ja ahaa-elämyksistä, liity Johdon VIP-listalle!
Viimeaikaisia blogeja
Markus Westerlund on Rdigon perustaja ja strategiakonsultti. Hän on 25 vuoden aikana fasilitoinut toistasataa strategiaprosessia, ensiksi asiakkuusstrategioita vuosina 1996-2007 Vectia Oy:n toimitusjohtajana ja vuodesta 2007 liiketoimintastrategioita Rdigossa. Corporate uransa hän on teki Nokian palveluksessa ensin tietoliikennepuolella ja sitten IT puolella Nokia/ICL Datassa. Markus on DI.
Rdigo on senioripartnerien strategia boutique. Erikoisuutena on laajasti osallistava strategiaprosessi tehokasta digifasilitointia hyödyntäen, nykyajatusten voimakas haastaminen, strategian yksinkertaistaminen ja ketterä strategian implementointi.
